Region Västerbotten prövar innovativ upphandlingsform när framtidens resursplaneringssystem ska anskaffas

Region Västerbotten tar till ett innovativt grepp för att hitta rätt lösning för framtidens digitala resursplaneringssystem. Genom upphandlingsformen ”förhandlat förfarande med föregående annonsering” kan man föra dialog med olika leverantörer, som får möjlighet att anpassa sina anbud för att möta Region Västerbottens behov.

– ­Det här testet är ett bra exempel på hur vi kan effektivisera och förbättra oss genom nya slags samarbeten med företag. Vi kan ge leverantörerna en bättre förståelse för vad som behöver modifieras eller utvecklas i deras system för att det ska passa just vår verksamhet, och vi får möjlighet till bästa möjliga matchning mot våra behov, säger Sara Winqvist, verksamhetschef E-hälsa på Region Västerbotten.

Det digitala schema- och resursplaneringssystemet som nu upphandlas ska användas för att styra, samordna och följa upp nyttjandet av lokaler, resurser och kompetenser på ett bättre sätt, men också för att hantera schemaläggning, ledigheter, sjukanmälningar och andra HR-frågor för Region Västerbottens omkring 10 000 anställda. Liknande lösningar finns idag inom exempelvis restaurangbranschen, men det är inte givet att de befintliga systemen fullt ut kan möta de komplexa behoven i en stor organisation som Region Västerbotten. I förhandlat förfarande beskriver Region Västerbotten vilka krav man har, men kan sedan stegvis under upphandlingens gång förhandla vidare med flera leverantörer kring specifikationer och pris för att hitta rätt.

Att den här upphandlingsformen nu testas av Region Västerbotten är ett resultat av arbetet inom projektet Innovation +, som under de senaste tre åren har verkat för att utmana upphandlingsprocessen på ett konstruktivt sätt. Bland annat genom att öka möjligheten att upphandla i förväg okända lösningar på uppkomna behov eller problem.

­­– Många förknippar offentliga upphandlingar med något svårt, gammaldags och ineffektivt som sällan får ett bra resultat. Det gör att alltför få företag väljer att lämna in anbud. Nu behöver vi inom offentlig sektor få in många nytänkande lösningar som hjälper till att modernisera och förbättra verksamheten. Vi investerar oss in i en framtid där vi måste bli vassare på att ha dialog med företagen som ska vara våra leverantörer. Då kan vi också själva bli en mycket bättre beställare och skapa större nytta, säger Jenny Ferry, processledare inom Innovation +.

Upphandlingen Schema och Resursplaneringssystem 2019 finns tillgänglig via e-Avrop och sista ansökningsdag för leverantörer som vill delta är den 1 nov 2019. Ambitionen är att Region Västerbotten teckna kontrakt under den första delen av Q2 2020.

Mer information
Sara Winqvist
Verksamhetschef E-hälsa
Region Västerbotten
072 - 518 65 13
sara.winqvist@regionvasterbotten.se