​Från undersökning till behandling på ett enda besök i tandvården

Köer upp till flera månader är idag verklighet på många håll inom tandvården. På Region Västerbottens innovationsklinik Idun testas nu både nya arbetssätt och en ny digital applikation för att förbättra flöden och minska köerna.

Med det nya arbetssättet med förbättrade flöden kan patienter som kommer till kliniken bli helt klar, från undersökning till färdigbehandlad, på ett enda besök.

Personalen har endast de första undersökningarna inbokade och kan därefter arbeta flexibelt med de behandlingar som behövs utifrån respektive patients behov. Och patienten stannar i sitt behandlingsrum – det är istället personalen som förflyttar sig dit de behövs för stunden.

– Flödespassen är roliga för man vet i början av dagen inte vad som kommer hända. Det blir mer varierande arbetsuppgifter, en bättre kommunikation i teamet och ett större gemensamt ansvar för alla patienter. Vi jobbar också mycket med kompetensutveckling för personalen så att fler ska kunna göra olika moment, säger Markus Norén, avdelningschef på Idun.

Digital applikation ger översikt

För att veta vad som behövs göras i respektive rum och vilken personal som finns tillgänglig krävs noggrann koordinering. Därför har kliniken med stöd från IT Västerbotten och ett externt företag tagit fram en digital applikation inom ramen för Office 365-paketet.

Lagning direkt

I applikationen syns alla behandlingsrum; vad som pågår just nu, vilka nästa moment som är planerade och vilken personal som finns tillgänglig. En koordinator jobbar med flödena och ser till att placera rätt personal på rätt plats – även det med hjälp av kommunikation i den digitala applikationen.

– Om vi efter första undersökningen ser att det exempelvis behövs en lagning frågar vi patienten om denne kan stanna en stund för att få tanden lagad direkt. Ofta är patienterna tacksamma över att slippa komma tillbaka, berättar Carina Larsson, tandsköterska på Idun, som varit med och utvecklat appen.

– I lösningen kan vi se om det finns någon ledig tandläkare eller hygienist som kan laga, och i annat fall hur lång tid respektive person har kvar i sina nuvarande arbetsuppgifter. På så sätt kan vi planera bättre och få ett effektivt flöde, säger hon.

Styr det dagliga arbetet

Idag finns ingen koppling mellan Office 365-plattformen och journalsystemet och inga patientuppgifter hanteras i applikationen. Det är istället ett verktyg för personalen att samarbeta och styra det dagliga arbetet på ett mer flexibelt sätt.

– Fördelarna med flödespassen och applikationen är många. Framför allt sparar det mycket tid och har potential att minska genomloppstiden för varje patient och även färre återbesök av samma patient, säger Markus Norén.

Mer flexibelt

Genom att ha patienten kvar i samma rum hela besöket blir det också färre moment för städning och omdukning av rummen. Det blir också mer flexibelt för avdelningen när personal är sjuk eller hemma, eftersom patienterna inte är bokade till någon specifik behandlare behöver de då inte ombokas.

En framgångsfaktor har varit att verksamheten utvecklat arbetssätten först och sen fokuserat på behoven av digitalt stöd. Flödespass som arbetssätt och den tillhörande applikationen ska nu vidareutvecklas och utvärderas innan det eventuellt kan införas på fler kliniker inom tandvården. Sättet att arbeta kan också användas i andra verksamheter i hälso- och sjukvården.

Roligt och stimulerande

Hittills har flödespassen upplevts positiva hos personalen och i kombination med det digitala stödet finns potential att även förbättra arbetsmiljön.

– Många upplever att det är roligt och stimulerande att få göra fler och mer varierande arbetsuppgifter. I applikationen sätter vi också själva av hur mycket tid vi beräknar för varje behandlingsmoment i besöket, till skillnad från traditionell tidbok där vi är låsta till en viss tidslott oavsett patientens behov och hur lång tidbehandlingen egentligen beräknas ta, säger Markus Norén.

– Det här sättet att jobba minskar därmed också stressen hos personalen och ger en känsla av att hinna klart.

Testa nya lösningar

Att utveckla, testa och utvärdera denna typ av arbetssätt och digitala lösningar är en del av Iduns huvudsakliga uppdrag som innovationsklinik.

– Med stöd från andra verksamheter i regionen, i detta fall FOU-Innovation och IT Västerbotten, och i partnerskap med företag, kan både hastighet och kvalitet i innovationsklinikarbetet stärkas och komma fler verksamheter till nytta, säger Anna-Maria Stenlund Berggren, områdeschef för Tandvård.

– Innovationskliniken Idun är till för hela Folktandvården Västerbotten, men vi ser även att många lösningar och lärdomar med viss anpassning kan vara av betydelse också i hälso- och sjukvården.

Läs mer om Region Västerbottens innovationskliniker här: https://www.regionvasterbotten.se/innovation-och-partnerskap/vardeskapande-innovation-i-partnerskap/innovationskliniker

Mer information
Markus Norén, avdelningschef
Folktandvården Idun
090-785 60 05

Presskontakt
Jan Alfredsson
Kommunikationsstaben
Region Västerbotten
090-785 18 51